Elektronisches Dokumentenmanagement

Informationstechnologien dringen in alle Geschäftsfelder ein. Manchmal passiert es so schnell, dass es nicht leicht ist, die Notwendigkeit der Einführung neuer Produkte zu verstehen. So etwas passiert mit dem elektronischen Dokumentenmanagementsystem (EDS). Seit seiner Gründung ist es mit zahlreichen Mythen bewachsen.

Es ist eine heikle Angelegenheit – die üblichen Ordner und Stapel von Papieren verschwinden, und alle Informationen „löst“ in Computern. Einige Mythen verschwinden, während andere erscheinen. Es ist notwendig für den Kunden eine solche Entscheidung, ständig zu suchen und zu überprüfen Informationen, die Bewertung der Vorteile der Umsetzung. Mit Hilfe dieses Artikels werden die wichtigsten Missverständnisse über elektronische Dokumentenmanagementsysteme entlarvt.

Elektronisches Dokumentenmanagement

Elektronisches Dokumentenmanagement – einfache Automatisierung des Büros.

Es wird angenommen, dass ein solches System eingehende und ausgehende Dokumente bestellen kann. Und obwohl die elektronische Dokumentenzirkulation bereits in unserem Markt weit verbreitet ist, ist diese Aussage sehr beliebt. Das Büro ist nur eine der Formen der Organisation der Dokumentenzirkulation, traditionell in unserer Praxis. In der Tat ist das elektronische Dokumentenmanagement bereits in unserem Leben präsent. Sobald wir das in Word erstellte Dokument verschicken, oder wir es erhalten, spricht es schon über die Tatsache der Arbeit eines solchen Systems. In unserer Realität ist die Geschäftstätigkeit der Kanzlei, die Passage und die Aufzeichnung aller offiziellen Dokumente zu zentralisieren, um die Ausführung von Anweisungen des Kopfes zu überwachen. Aber das Unternehmen arbeitet nicht nur mit offiziellen Dokumenten. In jedem Unternehmen, noch vor ihrer Schaffung, inoffizielle Papiere gehen und betreiben. Strömungen ihrer Zirkulation sind viel komplizierter und breiter. In unserer Welt gibt es fast alle Informationen in elektronischer Form. Implementierte SED sollte die Verwaltung aller Dokumente, nicht nur durch das Büro. Es wird ein Fehler für jede Art von Dokument sein, um ein eigenes System zu erstellen. Viel besser, eine globale SED löst das Problem auf komplexe Weise.

SED kann das Unternehmen aus dem internen Chaos retten.

Es ist ein Fehler zu denken, dass in sich ein solches ERMS wird die organisatorische Chaos, die in der Firma vorhanden ist zu beseitigen. Aber diese Probleme sind nicht so gelöst. Im Falle eines Chaos in der Firma, die Hauptsache wird es sein, eine organisatorische Spin zu etablieren, wird die CSA in diesem Fall zu einem der Werkzeuge werden. Wenn Sie anfangen, es zu implementieren, wo es keine interne Interaktion gibt, wo die Verantwortungsbereiche nicht geteilt sind und Geschäftsprozesse nicht funktionieren, wird es kein Ergebnis geben. Diejenigen, die sich entscheiden, die SED zu implementieren, sollten verstehen, was dieses Projekt in der aktuellen Situation geben wird.

Das elektronische Dokument ist wirksam.

Der Höhepunkt dieses Mythos ist bereits vergangen. Heute, immer häufiger Kunden verstehen, dass dies nicht so ist. Aber viele glauben weiterhin an die Magie des elektronischen Dokumentenmanagements. Seine Wirksamkeit wird von vielen Faktoren beeinflusst, es reicht nicht aus, die Zirkulation von Dokumenten durch elektronische Kommunikationskanäle zu arrangieren. Vor der Umsetzung lohnt es sich zu überlegen, ob die bisherigen Praktiken verstanden wurden, die bestehenden Verfahren wurden standardisiert und berücksichtigt und ob das Reengineering vergangen ist. Es lohnt sich zu überlegen, wer und in welchem ​​Modus wird das System verwenden, ob der Chef mit ihr arbeiten wird oder ob die Interaktion auf ihre Assistenten fallen wird. Solche Nuancen müssen bei der Umsetzung angegeben werden. Wenn das Reengineering und die Optimierung von Geschäftsprozessen zusammen mit der SED durchgeführt werden, ist das Ergebnis am effektivsten.

Die beste Lösung basiert auf der Wahl der Marktführer.

Es scheint so einfach zu wählen, was die Führer bereits verwenden. Es sieht logisch aus, manchmal ernsthaft beeinflussen die Vorlieben der Kunden. In der Tat verändert sich der Markt und seine Bedürfnisse ständig. Jetzt sind die Lösungen, die vor 4-5 Jahren entwickelt wurden, aktuell. Der Begriff der Präsenz auf dem Markt und die Erfahrungen, die während dieser Zeit angesammelt wurden, ermöglichen die Durchführung von Projekten von fast jeder Skala. Beliebte SED, die von Führern verwendet werden, gewann den Markt früher. In diesen Jahren waren sehr unterschiedliche Prinzipien relevant. Jetzt lohnt es sich, neue Lösungen zu beachten, auch wenn sie weniger Implementierungen haben als Führungskräfte.Sie sind viel technologisch fortgeschritten und werden für weitere 5-7 Jahre relevant bleiben.

Es ist besser, westliche Systeme zu wählen – sie sind flexibler und funktioneller.

Dieser Mythos ist aus einem Grund erschienen. Historisch gesehen waren häusliche Lösungen den westlichen unterlegen. Aber unsere Komplexe waren immer noch auf die russischen Besonderheiten konzentriert, unter Berücksichtigung der besonderen Anforderungen der Unternehmen. Gegenwärtig sind häusliche Lösungen entstanden, die fremde übertreffen. Diese Plattformen sind leistungsstark und flexibel. Der Vorteil besteht darin, das Vorhandensein von Modulen zu betrachten, die sich auf die Automatisierung von Prozessen mit russischen Besonderheiten konzentrieren. Und es gibt solche Komplexe weniger ausländische Analoga, und Unterstützung und zusätzliche Dienstleistungen sind viel zugänglicher.

SED werden nur von Organisationen mit klaren Vorschriften und beschriebenen Geschäftsprozessen benötigt.

Wie bereits erwähnt, macht das Chaos in der Organisation es sinnlos, das elektronische Dokumentenmanagement zu implementieren. Aber manchmal ist es nicht notwendig, dass alles korrekt und genau beschrieben wird. Immer mehr Unternehmen nutzen flexible Managementtechniken mit adaptivem Case Management. In solchen Fällen ist die SED gezwungen, sich an sie anzupassen und ihre Konfigurations- und Betriebsprinzipien zu ändern.

Elektronisches Dokumentenmanagement

Das ERMS kann sofort nach der Implementierung aktiv genutzt werden.

Der Gegenstand der Automatisierung sind die Prozesse der Unternehmensführung. Dies macht es unmöglich, das Dokumentenmanagementsystem als normales Projekt zu behandeln, das mit der Inbetriebnahme endet. Alle Managementprozesse ändern sich ständig. Es kommt auch vor, dass der Kunde zu Beginn der Implementierung des Systems nicht wirklich seine echten Fähigkeiten repräsentiert. Die Implementierung von SED ist eine Kette von miteinander verbundenen Projekten, die die Automatisierung entwickeln, die Funktionalität des Systems erweitern und modernisieren. In der Regel werden die Anforderungen an die mögliche Modifikation der implementierten Module und die schnelle Automatisierung neuer Prozesse im EDS-Toolkit festgelegt.

Die Umsetzung von EDS ist ganz auf den Darsteller.

Gibt es bei der Implementierung eines solchen Systems eigentlich nichts vom Kunden? So denken sie in kleinen Unternehmen und dort, wo das Niveau der Informatisierung niedrig ist und ähnliche Projekte sind eine Neuheit. Die Einführung von SED beinhaltet immer die Änderung der Innenordnung des Unternehmens und die Betriebsweise. Wenn das Kollektiv nicht dazu bereit ist und es keine Motivation für neue Errungenschaften gibt, dann wird der Effekt null oder sogar das Gegenteil sein. Aber die Entwickler merken an, dass die Kunden in den letzten Jahren erfahrener, verständnisvoller und ihrer Rolle geworden sind.

Für ein kleines Unternehmen wird EDS nicht benötigt.

Am häufigsten glauben kleine Unternehmer, dass 1C und MS Office Pakete für sie genug sind. Wenn das Unternehmen nur 10 Personen beschäftigt, können Sie die Aufzeichnungen und die Registrierung von Dokumenten in Excel aufbewahren, in der Cloud speichern und mit Outlook austauschen. Es gibt viele einfache und manchmal freie Cloud-Lösungen – es ist Google Apps, Microsoft Office 365. Ein solches System unter bestimmten Bedingungen kann verständlich sein, aber wir müssen uns fragen, was die Hauptprobleme für das Zusammenspiel von kleinen Unternehmen und IT sind. Und was kann man als kleines Unternehmen betrachten? Wenn wir das Mikrogeschäft mit seinem spezifischen Dokumentenkreislauf ausschließen, dann bestehen die Vorteile von elektronischen Systemen noch. True, das Ausmaß des Unternehmens wird es nicht so deutlich fühlen, wie im Falle von mittleren oder großen Unternehmen. Nicht alle Funktionen sind nötig. Zum Beispiel kann ein kleines Unternehmen sich weigern, die eingehende Korrespondenz zu kontrollieren, die Ausführung von Anweisungen zu überwachen, die Verfahren für die Verhandlung von Dokumenten zu automatisieren. Eine kleine Gruppe von Leuten findet es einfacher, sich zusammenzusetzen und alle Probleme zu lösen. Aber eine einheitliche Arbeitsinformationsumgebung ist noch erforderlich, sie kann qualitativ Informationen strukturieren, darin suchen, schnellen Zugriff auf die notwendigen Dokumente und Vorlagen machen. Dies wird im Kleinbetrieb relevant sein. Wenn der Besitzer plant, sein Unternehmen zu entwickeln, dann sollte er darüber nachdenken, interne Kommunikation und Geschäftsprozesse zu debuggen.In diesem Fall wird die Frage der Implementierung des elektronischen Dokumentenmanagements früher oder später aktuell.

Mobile elektronische Dokumentenmanagementsysteme sind unsicher.

In der Tat sind solche Sicherheitslösungen nicht unterlegen anderer Unternehmensanwendungen mit mobilen Zugriff. Die Bedrohung liegt nicht in der mobilen SED selbst, sondern in ihrer konkreten Umsetzung und ignoriert die IT-Sicherheitspolitik durch das Personal des Kunden. Entwickler diversifizieren Möglichkeiten, um auf Informationen zuzugreifen. In dieser Ausgabe hängt viel von dem Unternehmen selbst und den Technologien ab, die zum Schutz seiner Daten verwendet werden. Wir sprechen über technische Maßnahmen und organisatorische. Wenn dieses Problem beachtet wird, ist das mobile EDS sicher. Und in modernen Realitäten ohne sie, manchmal können Sie nicht tun. Die Entlarvung dieses Mythos ist zumindest die Tatsache, dass in großen Unternehmen, einschließlich Finanz-und Management, mobile SED wird aktiv von Top-Manager verwendet.

Elektronisches Dokumentenmanagement

Es gibt keine legislative Grundlage für die EDS-Umsetzung.

Eigentlich existiert bereits die gesetzgebende Grundlage für die Umsetzung solcher Lösungen. Niemand hindert Unternehmen daran, traditionelle Papierkramen zugunsten papierloser aufzugeben. Zwar gibt es noch eine kleine vereinbarte Liste, die nicht berührt werden kann. Dies ist vor allem Personalrekordmanagement. Und das Problem ist nicht, dass es keine Gesetze und Handlungen gibt, sondern dass das Unternehmen selbst keine internen Standards für die Legalisierung von elektronischen Signaturen geschaffen hat. Dies verhindert den Übergang zur papierlosen Zirkulation von Dokumenten.

Die Umsetzung des ERMS ist zu lang.

Diese Aussage war einst ziemlich wahr, aber heute ist es ein Mythos geworden. Bisher wurden elektronische Systeme in der Ähnlichkeit des vorhandenen Papiers gebaut, die gleichen Regeln wurden verwendet. Benutzer konnten nicht schnell neue Maßstäbe annehmen, Schnittstellen waren schwer, sie mussten Papier und elektronische Dokumente duplizieren, das Training nahm Zeit. Und es lohnt sich, die Vorprojekt-Umfrage zu berücksichtigen, das System einzurichten, in die bestehende IT-Infrastruktur zu integrieren und die Applikationen an den Benutzer zu installieren. Das hat die Zeit wirklich ausgedehnt. Die Situation hat sich aber schon geändert. Moderne Lösungen haben viele Werkzeuge für die Beschleunigung der Umsetzung. Es gibt eine Reihe von ready-to-use-Anwendungen, die Fähigkeit, schrittweise erhöhen die Funktionalität. Start mit elektronischem Workflow kann schnell und kostengünstig sein und damit auf das gewünschte Niveau verbessern. Der Begriff der Implementierung hängt von der Komplexität, Anforderungen an die Optimierung, die Menge der Änderungen und Anpassung der Lösung, die Anzahl der Benutzer. Wenn Sie viele Systeme integrieren und Zehntausende von Benutzern in das EDMS übertragen müssen, dann ist der normale Begriff 2-3 Jahre. Und das durchschnittliche Geschäft erhält ein funktionierendes System im Durchschnitt für sechs Monate.

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